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Datenschutzerklärung

Stand: 05.11.2026

Diese Datenschutzerklärung informiert gemäß Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung der Website und der Online-Werkzeuge akribia Tools (Eingangsrechnungskontrolle, Fakturierung, Lieferscheine verarbeiten, Rechnungsdigitalisierung; im Folgenden „Portal“) verarbeitet werden.

1. Wer ist verantwortlich?

Im Portal gibt es zwei Rollen, die auseinanderzuhalten sind:

• Rho Tau GmbH als Verantwortliche: Für die Website, die Benutzerkonten, die Anmeldung, die Sicherheit des Portals und die Abwicklung der Verträge mit den Kunden ist verantwortlich: Rho Tau GmbH, Dr.-Franz-Palla-Gasse 21, 9020 Klagenfurt am Wörthersee, Österreich, FN 461577 s, Landesgericht Klagenfurt. Kontakt: per Post an Rho Tau GmbH, Dr.-Franz-Palla-Gasse 21, 9020 Klagenfurt am Wörthersee, Österreich (weitere Kontaktdaten im Impressum).
• Kunden (Mandanten) als Verantwortliche: Die Unternehmen, die das Portal nutzen („Mandanten“), entscheiden selbst, welche Belege, Rechnungen, Lieferanten-, Kunden-, Bank- und Mitarbeiterdaten sie im Portal verarbeiten. Für diese Inhalte ist der jeweilige Mandant Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Z 7 DSGVO. Die Rho Tau GmbH verarbeitet diese Daten ausschließlich in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen als Auftragsverarbeiterin (Art. 28 DSGVO; siehe Anlage 1 der AGB). Fragen und Anträge zu diesen Daten richten Sie bitte an das Unternehmen, das Ihnen den Zugang eingerichtet hat bzw. mit dem Sie in Geschäftsbeziehung stehen.

Eine Datenschutzbeauftragte bzw. ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da dazu keine gesetzliche Pflicht besteht.

2. Welche Daten werden verarbeitet?

2.1 Aufruf der Website

Beim Aufruf jeder Seite verarbeitet der Webserver technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem. Diese Daten dienen der Auslieferung der Website, der Fehlerbehebung und der Abwehr von Angriffen.

Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle des Webservers werden vom Hosting-Anbieter nach dessen Fristen gelöscht, in der Regel nach wenigen Wochen.

Sicherheitssiegel: In der Fußzeile zeigt die Website das Siegel des SSL-Zertifikats von GoDaddy. Es belegt, dass die Verbindung verschlüsselt ist und das Zertifikat für diese Website ausgestellt wurde. Zur Anzeige lädt Ihr Browser das Siegel samt Gestaltung und Schrift direkt von Servern von GoDaddy (seal.godaddy.com, img6.wsimg.com); dabei erhält GoDaddy Ihre IP-Adresse, die aufgerufene Seite (als Herkunftsangabe des Browsers) sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem. Ein Klick auf das Siegel öffnet die Prüfseite von GoDaddy. Das Portal setzt dafür keine Cookies. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse, die Echtheit und Verschlüsselung der Website nachweisbar zu machen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 5.

2.2 Benutzerkonto und Anmeldung

Für jeden Zugang werden gespeichert: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als verschlüsselter Prüfwert, nie im Klartext), Rolle und Mandantenzuordnung, Einstellungen zu Benachrichtigungen, die Sprache der Bedienoberfläche sowie optional die Microsoft-Kennung bei Anmeldung mit Microsoft 365. Zur Sicherheit werden zusätzlich verarbeitet: Fehlversuche bei der Anmeldung (bis zu 24 Stunden), Einmal-Codes und Bestätigungslinks der Zwei-Faktor-Anmeldung (bis zu 10 bzw. 30 Minuten), als vertrauenswürdig gemerkte Geräte (7 Tage) und Links zum Festlegen eines Passworts (bis zu 7 Tage).

Die Zustimmung zu den AGB und die Kenntnisnahme dieser Datenschutzerklärung werden mit Datum, Version und IP-Adresse protokolliert, um sie nachweisen zu können.

Rechtsgrundlagen: Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); soweit der Zugang von Ihrem Arbeitgeber oder Auftraggeber eingerichtet wurde, dessen und unser berechtigtes Interesse an einer sicheren, nachvollziehbaren Zusammenarbeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

2.3 Arbeit im Portal (Daten der Mandanten)

Im Auftrag der Mandanten werden insbesondere verarbeitet: hochgeladene Belege, Rechnungen und Lieferscheine (Bilder, PDF-Dateien), daraus ausgelesene Angaben (Name, Anschrift, UID-Nummer, Bankverbindung, Beträge, Leistungen), Stammdaten von Lieferanten, Kunden und Filialen, Kontoauszüge und Zahlungsdaten, Freigaben, Kommentare und ein Verlauf, wer wann was erledigt hat. Grundlage und Zweck dieser Verarbeitung legt der jeweilige Mandant fest (in der Regel Vertragserfüllung, gesetzliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach BAO und UGB sowie berechtigte Interessen).

2.4 E-Mails

Das Portal sendet E-Mails zu Aufgaben, Freigaben, Einladungen, Anmeldecodes und „Passwort vergessen“ sowie – im Auftrag der Mandanten – Ausgangsrechnungen und Lieferscheine an deren Kunden. Dafür werden Name, E-Mail-Adresse und Inhalt der Nachricht verarbeitet. Versendete Benachrichtigungen werden nach 90 Tagen gelöscht.

2.5 Automatisches Auslesen mit künstlicher Intelligenz

Wenn die Funktion eingeschaltet ist, werden hochgeladene Belege, Lieferscheine und Kontoauszüge – sowie bei Rechnungen mit Zweitsprache deren Texte zur Übersetzung – an die Schnittstelle des KI-Dienstes Claude der Anthropic PBC (USA) bzw. deren europäischer Konzerngesellschaft übermittelt, um Angaben wie Rechnungsnummer, Beträge und Bankverbindung automatisch auszulesen. Anthropic verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter nach seinen Datenverarbeitungsbedingungen und verwendet Daten, die über die kommerzielle Schnittstelle übermittelt werden, nicht zum Training seiner Modelle. Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt: Jedes Ergebnis wird von Menschen geprüft und freigegeben.

2.6 Anmeldung und E-Mail-Versand über Microsoft 365 (optional)

Nutzen ein Mandant oder die Gesamtverwaltung die Anmeldung mit Microsoft 365 oder den Versand über Microsoft, werden dafür Kennung, Name und E-Mail-Adresse mit der Microsoft Corporation bzw. Microsoft Ireland Operations Ltd. ausgetauscht.

3. Cookies und Speicher im Browser

Das Portal verwendet ausschließlich eigene Cookies und keine Werbe-, Analyse- oder Tracking-Dienste. Schriften und Programmbibliotheken werden vom eigenen Server geladen; einzige Ausnahme ist das Sicherheitssiegel von GoDaddy (Abschnitt 2.1).

Technisch notwendige Cookies sind nach § 165 Abs. 3 TKG 2021 ohne Einwilligung zulässig. Die Komfortfunktionen werden nur verwendet, wenn Sie im Cookie-Hinweis „Komfortfunktionen erlauben“ wählen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 165 Abs. 3 TKG 2021). Sie können Ihre Auswahl jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile ändern; der Widerruf wirkt für die Zukunft.

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, soweit dies für den Betrieb erforderlich ist oder der Mandant es veranlasst:

• GoDaddy (GoDaddy Operating Company, LLC und verbundene Unternehmen, USA) – Betrieb des Servers (Hosting), auf dem Website, Datenbank und Dateien liegen;
• Anthropic (Claude) – automatisches Auslesen von Belegen und Übersetzung von Rechnungstexten, nur wenn eingeschaltet (siehe 2.5);
• Microsoft – nur bei Nutzung der Microsoft-Anmeldung oder des Versands über Microsoft 365 (siehe 2.6);
• innerhalb eines Mandanten die Personen mit Zugang laut Rollen- und Freigabekonzept; Kunden und Lieferanten des Mandanten, soweit er Rechnungen oder Lieferscheine versendet; Banken, wenn der Mandant eine erstellte Zahlungsdatei bei seiner Bank einreicht;
• Behörden und Gerichte nur, soweit eine gesetzliche Pflicht besteht.

5. Übermittlung in Drittländer

GoDaddy, Anthropic und Microsoft haben ihren Sitz bzw. Konzernsitz in den USA. Eine Übermittlung dorthin erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit der Empfänger danach zertifiziert ist (für GoDaddy und Microsoft der Fall), im Übrigen auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Bestandteil der jeweiligen Vertragsbedingungen sind.

6. Wie lange werden Daten gespeichert?

• Benutzerkonten: bis zur Deaktivierung bzw. Löschung durch die Verwaltung des Mandanten; Einträge im Verlauf bleiben zum Nachweis der Freigaben so lange erhalten wie die betroffenen Belege.
• Daten der Mandanten: bis zur Löschung durch den Mandanten oder bis zum Ende des Vertrags (siehe AGB). Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. sieben Jahre nach § 132 BAO) hat der Mandant selbst einzuhalten; das Portal ist kein Archiv im Sinne dieser Vorschriften.
• Sicherungskopien der Datenbank: bis zu 90 Tage.
• Protokolle zu Zustimmungen: für die Dauer des Nutzungsverhältnisses und danach bis zum Ablauf der Verjährungsfristen.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Für Daten, die ein Mandant im Portal verarbeitet, wenden Sie sich bitte an diesen Mandanten; die Rho Tau GmbH unterstützt ihn bei der Beantwortung. Anfragen an die Rho Tau GmbH richten Sie an: per Post an Rho Tau GmbH, Dr.-Franz-Palla-Gasse 21, 9020 Klagenfurt am Wörthersee, Österreich (weitere Kontaktdaten im Impressum).

Wenn Sie meinen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist das die Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at.

8. Pflicht zur Bereitstellung, Sicherheit

Ohne Name und E-Mail-Adresse kann kein Zugang eingerichtet werden. Die Verbindung zum Portal ist verschlüsselt (HTTPS). Passwörter werden nur als Prüfwert gespeichert, Zugangsdaten für E-Mail-Postfächer verschlüsselt. Der Zugriff ist nach Rollen beschränkt, Anmeldungen können mit einem zweiten Faktor abgesichert werden, und Datenbank sowie Belege sind vor direktem Abruf aus dem Internet geschützt.

9. Haftung und Änderungen

Für Inhalte, die Mandanten und Benutzer im Portal speichern oder versenden, sind diese selbst verantwortlich. Die Haftung der Rho Tau GmbH richtet sich nach den AGB; sie ist dort so weit beschränkt, wie es gesetzlich zulässig ist. Gesetzliche Ansprüche betroffener Personen nach der DSGVO bleiben unberührt.

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich das Portal oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Fassung vom 05.11.2026