Tools

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

für die Nutzung von akribia Tools – Stand: 03.11.2026

1. Geltungsbereich, Vertragspartner

1.1 Diese AGB gelten für alle Verträge über die Nutzung der Website und der Online-Werkzeuge akribia Tools (Eingangsrechnungskontrolle, Fakturierung, Lieferscheine verarbeiten, Rechnungsdigitalisierung und künftige Werkzeuge; im Folgenden „Portal“) zwischen der Rho Tau GmbH, Dr.-Franz-Palla-Gasse 21, 9020 Klagenfurt am Wörthersee, Österreich, FN 461577 s (im Folgenden „Betreiberin“), und ihren Kunden. Sie gelten für die unentgeltliche ebenso wie für die entgeltliche Nutzung.

1.2 Kunde ist das Unternehmen, für das im Portal ein Mandant eingerichtet wird. Benutzer sind die natürlichen Personen, denen der Kunde oder die Betreiberin einen Zugang einrichtet. Benutzer handeln im Portal für den Kunden; der Kunde stellt sicher, dass seine Benutzer diese AGB einhalten, und haftet für deren Handeln wie für eigenes.

1.3 Das Portal richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 1 KSchG bzw. § 1 UGB. Verbrauchern steht es nicht zur Verfügung. Mit der Nutzung bestätigt der Kunde, Unternehmer zu sein.

1.4 Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn die Betreiberin ihnen ausdrücklich schriftlich zustimmt. Individuelle Vereinbarungen (z. B. ein Angebot) gehen diesen AGB vor.

2. Vertragsabschluss und Zugang

2.1 Der Vertrag kommt zustande, wenn die Betreiberin für den Kunden einen Mandanten einrichtet bzw. die gewünschten Werkzeuge freischaltet, spätestens mit der ersten Nutzung. Entgeltliche Leistungen werden in einem Angebot oder einer Auftragsbestätigung vereinbart.

2.2 Jeder Benutzer muss vor der ersten Nutzung diese AGB akzeptieren und die Datenschutzerklärung zur Kenntnis nehmen. Zugangsdaten sind persönlich, geheim zu halten und dürfen nicht weitergegeben werden. Bei Verdacht auf Missbrauch ist die Betreiberin unverzüglich zu informieren.

2.3 Die Betreiberin darf Zugänge sperren, wenn der begründete Verdacht eines Missbrauchs, eines Sicherheitsrisikos oder eines Verstoßes gegen diese AGB besteht oder der Kunde mit einer Zahlung mehr als 30 Tage in Verzug ist.

3. Leistungen der Betreiberin

3.1 Die Betreiberin stellt das Portal als Online-Dienst über das Internet bereit (Software as a Service). Der Umfang ergibt sich aus der jeweiligen Beschreibung im Portal und der freigeschalteten Werkzeuge. Die Betreiberin darf das Portal weiterentwickeln und Funktionen ändern, sofern der vertragliche Kernzweck erhalten bleibt.

3.2 Das Portal ist ein technisches Hilfsmittel. Es erbringt keine Steuer-, Rechts-, Buchhaltungs- oder Wirtschaftsberatung. Automatische Prüfungen (z. B. Pflichtangaben nach § 11 UStG, Format der UID-Nummer, Doppelrechnungen, Skontofristen, Steuerfälle, E-Rechnung), Vorschläge, Kontierungen und Steuercodes sowie Ergebnisse des automatischen Auslesens mit künstlicher Intelligenz können unvollständig oder fehlerhaft sein. Der Kunde hat alle Ergebnisse vor ihrer Verwendung zu prüfen; Freigaben, Zahlungen, Rechnungen, Meldungen und Buchungen verantwortet allein der Kunde.

3.3 Das Portal erzeugt Zahlungsdateien, schickt aber selbst keine Zahlungen ab. Für das Einreichen bei der Bank und die Kontrolle der Zahlungen ist der Kunde verantwortlich.

3.4 Das Portal ist kein Archiv zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (insbesondere § 132 BAO, § 212 UGB). Der Kunde hat Belege, Rechnungen und Aufzeichnungen selbst ordnungsgemäß und vollständig aufzubewahren und regelmäßig über die Exportfunktionen zu sichern. Sicherungskopien der Betreiberin dienen nur der Wiederherstellung des Betriebs.

3.5 Verfügbarkeit: Die Betreiberin bemüht sich um eine möglichst unterbrechungsfreie Nutzbarkeit, schuldet aber keine bestimmte Verfügbarkeit. Wartungsarbeiten, Störungen bei Hosting-, Internet-, E-Mail- oder KI-Anbietern sowie höhere Gewalt können die Nutzung zeitweise einschränken.

4. Unentgeltliche Nutzung

4.1 Stellt die Betreiberin das Portal oder einzelne Werkzeuge ohne Entgelt zur Verfügung (z. B. zum Test oder als Gefälligkeit), besteht kein Anspruch auf bestimmte Funktionen, Verfügbarkeit, Support oder Fortbestand.

4.2 Die Betreiberin kann die unentgeltliche Nutzung jederzeit einschränken, beenden oder in eine entgeltliche Nutzung überleiten. Sie wird den Kunden darüber mit einer Frist von mindestens vier Wochen informieren, außer bei wichtigem Grund (Punkt 2.3). Der Kunde kann seine Daten vor dem Ende exportieren (Punkt 9).

4.3 Bei unentgeltlicher Nutzung ist jede Gewährleistung ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig; die Haftung richtet sich nach Punkt 7.

5. Entgeltliche Nutzung

5.1 Das Entgelt ergibt sich aus dem Angebot bzw. der Auftragsbestätigung der Betreiberin. Alle Preise verstehen sich in Euro zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.

5.2 Laufende Entgelte werden – sofern nicht anders vereinbart – monatlich im Voraus in Rechnung gestellt und sind binnen 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug fällig. Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Verzugszinsen für Unternehmergeschäfte (§ 456 UGB) sowie der Pauschalbetrag nach § 458 UGB.

5.3 Nutzungsabhängige Kosten Dritter, insbesondere für das automatische Auslesen mit künstlicher Intelligenz, können gesondert verrechnet werden, wenn dies vereinbart ist.

5.4 Die Betreiberin kann die Entgelte mit einer Ankündigungsfrist von zwei Monaten zum Beginn eines Kalenderjahres anpassen. Erhöhungen über die Veränderung des Verbraucherpreisindex (VPI 2020 oder Nachfolgeindex) seit der letzten Festsetzung hinaus berechtigen den Kunden, den Vertrag zum Wirksamwerden der Erhöhung zu kündigen.

5.5 Rechnungen der Betreiberin können elektronisch (per E-Mail oder im Portal) übermittelt werden; der Kunde stimmt dem zu.

6. Pflichten des Kunden

6.1 Der Kunde verwendet das Portal nur für eigene, rechtmäßige Geschäftszwecke und nur im Rahmen der geltenden Gesetze. Er lädt keine Inhalte hoch, die Rechte Dritter verletzen, Schadsoftware enthalten oder für die er keine Rechtsgrundlage hat.

6.2 Der Kunde ist für die Richtigkeit seiner Daten, die Auswahl und Rechte seiner Benutzer, die Einrichtung der Freigabeketten und die Prüfung aller Ergebnisse verantwortlich (Punkt 3.2).

6.3 Der Kunde ist für die Daten, die er im Portal verarbeitet, datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Er stellt sicher, dass er betroffene Personen (z. B. Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden) informiert und eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht.

6.4 Der Kunde hält die Betreiberin schad- und klaglos, wenn Dritte wegen Inhalten oder Handlungen des Kunden oder seiner Benutzer Ansprüche gegen die Betreiberin erheben.

7. Haftung

7.1 Die Betreiberin haftet – gleich aus welchem Rechtsgrund – nur für Schäden, die sie oder ihre Erfüllungsgehilfen vorsätzlich oder krass grob fahrlässig verursacht haben. Die Haftung für leichte und (einfache) grobe Fahrlässigkeit ist ausgeschlossen. Bei unentgeltlicher Nutzung ist darüber hinaus jede Haftung für Verfügbarkeit, Ausfälle und den Fortbestand des Portals ausgeschlossen.

7.2 Soweit gesetzlich zulässig, ist die Haftung ausgeschlossen für mittelbare Schäden und Folgeschäden, entgangenen Gewinn, ausgebliebene Einsparungen, Zinsen, Säumnis- und Verspätungszuschläge, Abgabennachforderungen und Strafen, Schäden aus verspäteten, doppelten oder fehlerhaften Zahlungen oder Rechnungen, Verlust oder Veränderung von Daten (soweit der Kunde sie nicht nach Punkt 3.4 gesichert hat) sowie für Ergebnisse automatischer Prüfungen und des automatischen Auslesens.

7.3 Bei entgeltlicher Nutzung ist die Haftung – außer bei Vorsatz – je Schadensfall und insgesamt pro Kalenderjahr mit der Summe der Entgelte begrenzt, die der Kunde in den zwölf Monaten vor dem Schadensereignis bezahlt hat.

7.4 Die Betreiberin haftet nicht für Leistungen und Störungen Dritter, auf die sie keinen Einfluss hat, insbesondere von Hosting-, Internet-, E-Mail-, Bank- und KI-Anbietern, sowie für Folgen höherer Gewalt.

7.5 Schadenersatzansprüche sind bei sonstigem Verfall binnen sechs Monaten ab Kenntnis von Schaden und Schädiger, spätestens aber binnen drei Jahren nach dem schädigenden Ereignis gerichtlich geltend zu machen. Das Vorliegen von Vorsatz oder krass grober Fahrlässigkeit hat der Kunde zu beweisen.

7.6 Die Haftungsbeschränkungen gelten nicht für Personenschäden und nicht, soweit zwingende gesetzliche Bestimmungen (etwa das Produkthaftungsgesetz oder Art. 82 DSGVO gegenüber betroffenen Personen) eine Haftung vorschreiben. Sie gelten auch zugunsten der Organe, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen der Betreiberin.

8. Gewährleistung

8.1 Bei entgeltlicher Nutzung wird die Betreiberin gemeldete, reproduzierbare Mängel in angemessener Frist beheben oder eine Umgehungslösung bereitstellen. Mängel sind unverzüglich, spätestens binnen zwei Wochen nach Erkennen, mit nachvollziehbarer Beschreibung zu melden. Ein Rücktrittsrecht besteht nur bei wesentlichen Mängeln, die nach zwei Verbesserungsversuchen nicht behoben sind. Die Vermutung des § 924 ABGB ist ausgeschlossen.

8.2 Bei unentgeltlicher Nutzung gilt Punkt 4.3.

9. Laufzeit, Kündigung, Daten nach Vertragsende

9.1 Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Die unentgeltliche Nutzung kann von beiden Seiten jederzeit beendet werden (zur Betreiberin siehe Punkt 4.2). Die entgeltliche Nutzung kann – sofern nichts anderes vereinbart ist – von beiden Seiten unter Einhaltung einer Frist von einem Monat zum Ende eines Kalendermonats schriftlich (auch per E-Mail) gekündigt werden.

9.2 Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für die Betreiberin insbesondere bei Zahlungsverzug von mehr als 30 Tagen trotz Mahnung, bei Missbrauch des Portals oder bei Insolvenz des Kunden vor.

9.3 Nach Vertragsende kann der Kunde seine Daten noch 30 Tage über die Exportfunktionen herunterladen. Danach löscht die Betreiberin die Daten des Mandanten einschließlich der Belege; Sicherungskopien werden im Rahmen des üblichen Zyklus (bis zu 90 Tage) überschrieben. Eine darüber hinausgehende Aufbewahrung für den Kunden schuldet die Betreiberin nicht (Punkt 3.4).

10. Rechte am Portal

Das Portal, seine Software, Gestaltung, Texte und Marken (einschließlich „akribia“) bleiben im Eigentum der Betreiberin bzw. ihrer Lizenzgeber. Der Kunde erhält für die Vertragsdauer ein einfaches, nicht übertragbares Recht, das Portal bestimmungsgemäß zu nutzen. Die Rechte an den Daten des Kunden verbleiben beim Kunden.

11. Vertraulichkeit und Datenschutz

11.1 Beide Seiten behandeln vertrauliche Informationen der anderen Seite vertraulich, auch nach Vertragsende.

11.2 Soweit die Betreiberin personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, gilt die Auftragsverarbeitungsvereinbarung in Anlage 1, die Bestandteil dieser AGB ist. Im Übrigen gilt die Datenschutzerklärung.

12. Änderungen dieser AGB

Die Betreiberin kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern. Änderungen werden den Benutzern beim nächsten Anmelden angezeigt und sind vor der weiteren Nutzung zu akzeptieren. Wesentliche Änderungen zum Nachteil des Kunden bei entgeltlicher Nutzung werden zusätzlich mindestens vier Wochen vor Inkrafttreten per E-Mail angekündigt; widerspricht der Kunde nicht vor Inkrafttreten, gelten sie als vereinbart. Auf diese Folge wird in der Ankündigung hingewiesen. Bei Widerspruch kann jede Seite den Vertrag zum Inkrafttreten der Änderung kündigen.

13. Schlussbestimmungen

13.1 Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss der Verweisungsnormen des internationalen Privatrechts und des UN-Kaufrechts.

13.2 Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist das für Klagenfurt am Wörthersee sachlich zuständige Gericht. Die Betreiberin kann den Kunden auch an seinem allgemeinen Gerichtsstand klagen.

13.3 Erklärungen können per E-Mail abgegeben werden; Schriftform ist dadurch gewahrt. Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Schriftform; das gilt auch für das Abgehen von diesem Formerfordernis.

13.4 Sollte eine Bestimmung unwirksam sein oder werden, bleiben die übrigen Bestimmungen wirksam. An ihre Stelle tritt eine wirksame Bestimmung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen am nächsten kommt; Haftungsbeschränkungen gelten dann im größtmöglichen gesetzlich zulässigen Umfang.

Anlage 1: Auftragsverarbeitungsvereinbarung (Art. 28 DSGVO)

A1. Gegenstand und Dauer

Die Betreiberin (Auftragsverarbeiterin) verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden (Verantwortlicher) zum Zweck der Bereitstellung des Portals. Die Vereinbarung gilt für die Dauer des Nutzungsvertrags und darüber hinaus, solange die Auftragsverarbeiterin Daten des Kunden verarbeitet.

A2. Art der Daten und Kreis der Betroffenen

• Daten: Stammdaten (Name, Anschrift, UID-Nummer, Kontaktdaten), Bankverbindungen, Rechnungs-, Liefer- und Zahlungsdaten, Inhalte hochgeladener Belege und Kontoauszüge, Daten der Benutzer (Name, E-Mail, Rolle, Verlauf ihrer Tätigkeiten).
• Betroffene: Mitarbeiter und Beauftragte des Kunden (Benutzer), Lieferanten, Kunden und Geschäftspartner des Kunden sowie deren Ansprechpersonen.

A3. Pflichten der Auftragsverarbeiterin

Die Auftragsverarbeiterin

1. verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden; als Weisung gelten die Nutzung der Funktionen des Portals durch den Kunden und seine Benutzer sowie schriftliche Einzelweisungen. Hält sie eine Weisung für rechtswidrig, informiert sie den Kunden unverzüglich;
2. verpflichtet alle zur Verarbeitung befugten Personen zur Vertraulichkeit;
3. trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, insbesondere: verschlüsselte Übertragung (HTTPS), Zugriff nur nach Rollen und Mandanten getrennt, Passwörter nur als Prüfwert, optionale Zwei-Faktor-Anmeldung, Schutz von Datenbank und Belegen vor direktem Abruf, Protokollierung von Freigaben und Änderungen, regelmäßige Sicherungskopien, Aktualisierung der Software;
4. unterstützt den Kunden mit geeigneten Maßnahmen bei der Erfüllung der Rechte betroffener Personen (Kapitel III DSGVO), bei der Sicherheit der Verarbeitung, bei Meldungen von Datenschutzverletzungen und bei Datenschutz-Folgenabschätzungen (Art. 32–36 DSGVO);
5. meldet dem Kunden Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, möglichst binnen 48 Stunden nach Bekanntwerden;
6. löscht oder übergibt nach Ende der Leistungen alle Daten nach Wahl des Kunden (Punkt 9.3 der AGB), sofern keine gesetzliche Pflicht zur Speicherung besteht;
7. stellt dem Kunden alle erforderlichen Informationen zum Nachweis dieser Pflichten zur Verfügung und ermöglicht Überprüfungen durch den Kunden oder einen von ihm beauftragten, zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer nach Voranmeldung von mindestens vier Wochen; die Kosten trägt der Kunde.

A4. Weitere Auftragsverarbeiter (Subauftragsverarbeiter)

Der Kunde genehmigt den Einsatz folgender weiterer Auftragsverarbeiter:

Die Auftragsverarbeiterin informiert den Kunden über beabsichtigte Änderungen (Hinzuziehung oder Ersatz) mindestens vier Wochen im Voraus, z. B. per E-Mail oder im Portal. Der Kunde kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen; ist eine Einigung nicht möglich, kann jede Seite den Vertrag zum Wirksamwerden der Änderung kündigen. Die Auftragsverarbeiterin erlegt weiteren Auftragsverarbeitern im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auf.

A5. Pflichten des Kunden

Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung und die Wahrung der Rechte der Betroffenen verantwortlich. Er informiert die Auftragsverarbeiterin unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten feststellt.

A6. Haftung

Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO; im Verhältnis zwischen Kunde und Auftragsverarbeiterin gilt im Übrigen Punkt 7 der AGB.

Fassung vom 03.11.2026